Öz Değerlendirme ve Stratejik Planlama Nasıl Yapılmalı?

ÖZDEĞERLENDİRME VE STRATEJİK PLAN

PAYDAŞ ODAKLI YÖNETİM YAKLAŞIMI ( POY sayfa 161-174 okunuz)

Bu metin, “Herkes, Birisi, Herhangi Biri ve Hiç Kimse” adlı dört kişi üzerinden sorumluluk paylaşımındaki belirsizliği ve ihmalkârlığı anlatan kısa bir hikâyeyle başlar. Hikâyede yapılması gereken önemli bir iş vardır. Herkes, bunu Birisi’nin yapacağından emindir. Herhangi Biri de yapabilirdi ama Hiç Kimse yapmaz. Sonuçta kimse sorumluluk almaz ve herkes birbirini suçlar. Bu öykü, “Benim işim değil” anlayışının günlük yaşamda, okulda ve toplumda nasıl sonuçlara yol açtığını simgeler.

Oysa başarı, sistemli ve disiplinli bir çalışmayla mümkündür. Bu disiplinin okul ortamındaki karşılığı stratejik plandır. Stratejik plan, okulun tüm paydaşlarına ortak bir yön ve hedef sunarak, herkesin aynı amaç doğrultusunda çalışmasını sağlar.

Stratejik planlama süreci; katılımcı, şeffaf, hesap verebilir ve toplumun beklentilerine duyarlı bir yönetim modeli sunmayı hedefler. Bu süreç, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile Millî Eğitim Bakanlığı’nın ilgili genelgeleriyle yasal zemin kazanır.

Uygulamada, Okul Gelişim Yönetim Ekibi’nin kararıyla bir stratejik plan üst kurulu ve üç ila beş kişilik bir stratejik plan ekibi oluşturulur. Ekip, çalışma takvimi hazırlayarak işe başlar. İlk adım olarak, mevcut durumun değerlendirilmesi (öz değerlendirme) yapılır ve planlama bu analiz üzerine inşa edilir.

Okul Olarak Biz Neredeyiz? — Öz Değerlendirme Kültürü

Okullarda gerçek bir değişim için bireysel değil, ortak bir anlayışa ihtiyaç vardır. “Ben” yerine “biz” kültürünün benimsenmesi, gelişmiş ülkelerle rekabet edebilecek nesiller yetiştirmenin temelidir. Ancak bu dönüşüm, sadece sözle değil, kültürel ve yapısal olarak yaşanmalıdır.

Değişim süreci her zaman kolay olmaz. Alışılmış düzenin dışına çıkmak, bazı paydaşlarda direnç yaratabilir. Bu noktada okul yöneticileri ve öğretmenler, değişime öncülük etmeli, davranışlarıyla model olmalıdır. Çünkü tutum ve yaklaşımlar, sürecin başarısını belirler.

Öz değerlendirme, bir eleştiriden çok mevcut durumu anlamaya ve geliştirmeye yönelik bir adımdır. Bu süreçte fikirlerin değeri anlaşılmalı, bilgiyle desteklenmeli ve paylaşılmalıdır.

“Merak eden” öğrenciler yetiştirmek istiyorsak, tüm okul paydaşlarının katılımıyla geleceği birlikte planlamalıyız. Müdürden öğrenciye, öğretmenden veliye herkes bu sürece inanmalı ve katkı sunmalıdır.

Paydaş odaklı yönetim anlayışı, “biz” olmayı esas alır. Bu yaklaşım, klasik yönetici profilinden farklı olarak; güven veren, ilham olan, örnek olan liderlerle mümkündür. Bu liderler sadece yöneten değil, yol gösteren rehberler olmalıdır.

Gerçek Gelişim İçin Okulda Öz Değerlendirme Zorunludur

Okulun gelişimi; kaynakların etkili kullanımı, çalışanların karar süreçlerine katılımı, motivasyonlarının desteklenmesi ve takdir edilmesi gibi unsurlarla mümkündür. Bu süreçlerin tüm çalışanlarca bilinmesi ve içselleştirilmesi büyük önem taşır. Aynı şekilde, okula ait mali kaynakların, fiziksel imkânların ve teknolojik araçların verimli kullanılması da başarının temel taşlarındandır.

Yapılan her faaliyet, hizmet alanların (öğrenci, veli, toplum) beklentilerine göre tasarlanmalı, düzenli olarak değerlendirilip iyileştirilmelidir. Bu kapsamda; çalışanların öneri ve şikâyetlerine kulak verilmesi, paydaşların okul algısının ölçülmesi gerekir. Çünkü bu algılar, okulun genel başarısını doğrudan etkiler.

Tüm bu gelişimi sağlamak için ilk adım, sağlam bir öz değerlendirme yapmaktır. Bu noktada İsmail Hakkı Tonguç’un sözleri anlamlı bir rehberdir: Gerçek demokrasi, halkın refahını ve eğitimini merkeze alan köklü değişimlerle mümkündür; göstermelik yöntemlerle değil.

Okullarda da iki tür öz değerlendirme yaklaşımı vardır:

1. Kolay ama yüzeysel olan: Okulun SWOT analiziyle güçlü ve zayıf yönlerini belirlemek, kâğıt üzerinde kısa bir rapor hazırlamak. Bu yöntem az da olsa fayda sağlar, hiç yapmamaktan iyidir. Ancak genellikle mevcut durumu korumaya yöneliktir.
2. Zor ama etkili olan: Ulusal ya da uluslararası düzeyde, EFQM (Avrupa Kalite Yönetimi Vakfı) Modeli gibi kapsamlı yaklaşımlarla yapılan öz değerlendirme. Bu yöntem, okulun iç ve dış bakış açısıyla detaylı bir fotoğrafını çeker. Gerçekleri ortaya koyar ve stratejik planların temelini oluşturur.

Gerçek bir gelişim istiyorsak, sadece “Biz iyiyiz” demek yeterli değildir. Toplum ve hizmet alanlar da böyle düşünüyor mu, bunu sorgulamak gerekir. Duygularla değil verilerle hareket edilmelidir. Güçlü yönler kadar gelişime açık alanlar da tarafsızca belirlenmeli, geleceğe yönelik stratejik adımlar bu verilerle planlanmalıdır.

2021 EFQM MODELİ

2021 EFQM Modeli, tasarım odaklı yapısıyla, dünya çapında önde gelen kurum ve kuruluşların profesyonel kullanıcılarının görüşleri doğrultusunda geliştirilmiştir. Bu model, okullar ve temel paydaşlarımız için sürdürülebilirlik ve değer yaratma yolunda, bulunduğumuz noktayı değerlendirmemizi sağlar. Güçlü yönlerimizi ve iyileştirmeye açık alanlarımızı anlamamıza yardımcı olurken, başarıya ulaşmak için yön, uygulama ve sonuç kriterleriyle kapsamlı bir yol haritası sunar.

Yön Belirleme: Okulun Geleceğine Rehberlik Etmek

Yön belirleme süreci, bir okulun geleceğini şekillendiren vizyon, misyon, strateji, kurum kültürü ve liderlik anlayışını içerir. EFQM Modeli bu süreci yapılandırarak, okul yöneticilerine ve öğretmenlere ilham verir, onları ortak hedefler doğrultusunda motive eder.

Bu aşamada okul; “Neden varız?”, “Hangi amacı güdüyoruz?”, “Nasıl bir strateji izlemeliyiz?” gibi temel sorulara yanıt arar. Amaç, okulun güçlü bir kurum kültürü oluşturarak paydaşlara sürdürülebilir değer sunmasıdır. Yön belirleme süreci, okulun bulunduğu konumu anlamasını ve nereye, nasıl ilerleyeceğini planlamasını sağlar.

Liderlik, bu sürecin en kritik unsurudur. Okul müdürlerinden öğretmenlere kadar tüm liderler; vizyonu sahiplenmeli, ekip çalışmasını teşvik etmeli, demokratik ve güvene dayalı bir ortam oluşturmalıdır. Liderlik anlayışı, bireylerden ziyade okulun genel yönetim tarzını sorgular; eksiklikler kişisel değil sistemsel olarak değerlendirilir.

Stratejiler; eğitim, kültür, sanat, spor, çevre gibi alanlarda geliştirilir. Bu stratejiler oluşturulurken mevzuatlar, MEB kararları, bilimsel gelişmeler, öğrencilerin ilgi ve yetenekleri ile toplumun beklentileri göz önünde bulundurulur. Belirlenen politikalar, yıllık planlarla somut faaliyetlere dönüştürülür.

Model, yön belirleme sürecinde iyileştirme için araç ve yöntemlerin kullanımını teşvik eder; diğer okullarla kıyaslamayı ve inovasyon fırsatlarını değerlendirmeyi önerir. Bu süreç, okula yalnızca bir yön kazandırmakla kalmaz; aidiyet, güven ve paylaşım kültürünü de güçlendirir. Sonuç olarak, yön belirleme süreci; okulun stratejik hedeflerini belirlemesini, çalışanları motive etmesini, liderlik kültürünü güçlendirmesini ve topluma ilham veren bir eğitim ortamı oluşturmasını sağlar.

Uygulama: Stratejileri Hayata Geçirme ve Paydaşlarla Güçlü Bağlar Kurma

Uygulama aşaması, okulun iş süreçlerini nasıl yürüteceğini ve bu süreçte hangi paydaşların yer aldığını net biçimde tanımlar. Bu aşamada amaç, yalnızca mevcut başarıyı sürdürmek değil; aynı zamanda sürdürülebilir değer yaratmak ve gelecekteki gelişime zemin hazırlamaktır.

EFQM Modeli’nin 3., 4. ve 5. kriterleri bu sürece rehberlik eder. Okul, ekosistemindeki tüm paydaşları (öğrenciler, öğretmenler, veliler, kamu kurumları, tedarikçiler vb.) tanır ve onları sürece dahil eder. Paydaşların beklentilerine duyarlı olunarak, güven ve sevgiye dayalı ilişkiler kurulur. Bu ilişkilerin kalitesi, memnuniyet anketleri gibi yöntemlerle ölçülür.

İnsan kaynakları planlaması da bu sürecin temel parçasıdır. Çalışanların gelişimi, karar süreçlerine katılımı, kariyer fırsatları ve sürekli geri bildirim mekanizmaları ile desteklenmesi gerekir. Böylece hem iç motivasyon hem de okul kültürü güçlenir.

Okul, etik değerlere, liyakate, şeffaflığa ve hesap verebilirliğe dayalı bir yönetim anlayışı benimser. Aynı zamanda Birleşmiş Milletler Sürdürülebilir Kalkınma Amaçları doğrultusunda hareket ederek hem toplumsal kalkınmaya katkı sağlar hem de kamu ve özel sektör iş birliklerini güçlendirir. Sonuç olarak uygulama süreci; stratejileri eyleme dönüştüren, paydaşlarla sürdürülebilir bağlar kuran ve geleceğe yönelik sürekli iyileştirmeyi hedefleyen güçlü bir yönetim yaklaşımıdır.

Sonuçlar: Başarıyı Değerlendirme ve Geleceği Planlama

Sonuçlar aşaması, okulun bugüne kadar elde ettiği başarıları değerlendirme ve geleceğe yönelik yol haritasını oluşturma sürecidir. Bu süreçte; okulun hedeflerine ne ölçüde ulaştığı, paydaşların algıları, performans göstergeleri, sürdürülebilir değer üretme kapasitesi ve dönüşüm düzeyi analiz edilir.

EFQM Modeli’nin 6. ve 7. kriterleri, geçmişte yapılanları değerlendirirken aynı zamanda gelecekte yapılacaklara ışık tutar. Bu değerlendirme, sadece başarıyı ölçmekle kalmaz, aynı zamanda kurumsallaşma, sürekli iyileştirme ve sürdürülebilir gelişim için de temel oluşturur. Modelin yön, uygulama ve sonuç başlıkları bir bütün olarak ele alınır. Bu bütünlük; çalışanlar, öğrenciler, veliler, toplum, iş birliği yapılan kurumlar ve tedarikçiler gibi tüm paydaşların memnuniyetini ve katkısını dikkate alarak okulun performansını anlamayı sağlar.

EFQM Modeli, okulun amaç ve stratejisi arasında güçlü bir bağ kurarak, paydaşlara sürdürülebilir değer sunmayı ve yüksek performanslı bir okul kültürü oluşturmayı hedefler. Okullar bu modeli kullanarak öz değerlendirme yapabilir, güçlü yönlerini ve gelişime açık alanlarını tespit ederek stratejik planlarını güncelleyebilir.

Sonuç olarak, EFQM Modeli yalnızca geçmişi değerlendirme değil, aynı zamanda geleceği planlama aracıdır. Bu süreçte; müfredatın niteliği, stratejik planlamanın rolü, liderlik kültürünün gelişimi gibi temel eğitim sorunlarına da çözüm üretilmesi önemlidir. Model, eğitimde kaliteyi artırmak için Millî Eğitim Bakanlığı tarafından da desteklenmekte ve tüm okullarda kullanılabilecek bir rehber olarak önerilmektedir.

Bilgi: www.kalder.org

EFQM Modeli Uygulama Stratejileri: Eğitimde Kalite İçin Sistematik Yaklaşım

EFQM (Avrupa Kalite Yönetimi Vakfı) Modeli, eğitim kurumlarında kaliteyi artırmak ve sürekli gelişimi sağlamak amacıyla geliştirilmiş bir yönetim sistemidir. Model, kurumsal mükemmeliyeti teşvik ederken; stratejik planlama, uygulama ve değerlendirme süreçlerini bütüncül bir yapıya kavuşturur.

Modelin etkili bir şekilde uygulanabilmesi için okulun kendi yapısına uygun, sistematik ve gerçekçi bir gelişim planı oluşturulmalıdır. Bu süreçte, ekip çalışmasına ve doğru karar alma becerisine güvenmek esastır. Zorluklar olacaktır, ancak doğru düşünceyle hareket edildiğinde sorunlar çözüme kavuşur.

EFQM Modeli ile Öz Değerlendirme Nasıl Yapılır?

• Sürecin Liderliği: Öz değerlendirme, okul müdürünün başkanlığında, Okul Gelişim Yönetim Ekibi (OGYE) tarafından yürütülür. Uygulanacak yöntemler ekip içinde tartışılarak karara bağlanır.
• Kriter Ekiplerinin Oluşturulması: OGYE, öğretmen sayısını dikkate alarak dengeli ekipler oluşturur. Her ekip, resmi yazı ile görevlendirilir.
• Eğitim ve Planlama: Görevlendirilen ekipler EFQM modeline göre bilgilendirilir ve “yön”, “uygulama” ve “sonuçlar” başlıkları çerçevesinde görev dağılımı yapılır. Kriterler (örneğin 3. ve 6.) bağlantılı olarak paylaşılabilir.
• Modelin Uygulanması: EFQM modelinin yedi ana kriteri olduğu gibi korunur; alt kriterler ise okulun ihtiyaçlarına göre esnetilebilir.

Öz Değerlendirme Formu (Örnek)

Öz değerlendirme sürecinde, her bir alt kriter için ayrı bir form kullanılmalıdır. Değerlendirme detaylarında, radar puanlama matrisinden yararlanılacaktır.

Kuvvetli Yönler (Örnekler):

• Güncellenmiş Vizyon ve Misyon: Okulun misyon, vizyon ve değerleri tüm çalışanların katılımıyla 2024 yılında güncellenmiş ve sistematik biçimde yeniden yapılandırılmıştır (2024–2028 dönemi).
• Öğretmen Gelişimi İçin Zaman Ayrılması: Yenilikçiliği desteklemek ve öğretmenlerin bireysel gelişim ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla, ders programlarında öğretmenlere boş saatler ayrılmıştır.
• Kalite İçin Kaynak Ayrılması: Kalite eğitimleri ve iyileştirme çalışmaları için haftalık dört saatlik boş zaman uygulaması kapsamında özel bütçe ayrılmıştır.

İyileştirmeye Açık Alanlar (Örnekler):

• Misyon-Vizyonun Sorgulanması: Mevcut misyon ve vizyonun sadece prosedürel olarak yönetildiği, ancak içeriksel olarak nasıl sorgulandığına dair yeterli kanıt bulunmamaktadır.
• Etik Uygulama Rehberi Eksikliği: Etik değerlerin tüm okul genelinde nasıl hayata geçirileceği ve liderlerin bu sürece nasıl rehberlik edeceği konusunda net bir yol haritası tanımlanmamıştır.
• Yenilikçiliğin Etkililiği Ölçülemiyor: Yenilik ve yaratıcılığı teşvik etmeye yönelik uygulamaların etkisine dair somut ve ölçülebilir veriler yetersizdir.
• Kriterlerin Okula Uyarlanması: EFQM kriterleri genel bir çerçeve sunsa da, görevli ekiplerin bu kriterleri okula özgü şekilde daha açık, somut ve uygulanabilir hale getirmesi gerekmektedir.

Öz Değerlendirme Kriter Ekipleri (Örnek)